Płacisz za 300 aplikacji, używasz połowy
Firmy wykorzystują realnie tylko około połowy wykupionych licencji SaaS (49% według Zylo, 2025). Reszta to pieniądze wyrzucone, niezależnie od wielkości firmy. Zanim porównasz gotowe oprogramowanie z dedykowanym po cenie licencji, policz, ile już przepłacasz za rzeczy, których nikt nie otwiera.
Firmy wykorzystują realnie tylko około połowy wykupionych licencji SaaS: 49% według Zylo (2025) i podobnie u innych analityków. Reszta to pieniądze wyrzucone, niezależnie od wielkości firmy. To nie argument, że gotowce są złe, tylko że warto liczyć całkowity koszt użytkowania, a nie cenę na fakturze.
„Custom software jest drogi, gotowy SaaS się opłaca". Zdanie brzmi rozsądnie, dopóki nie spojrzysz na to, ile faktycznie kosztuje ten rzekomo tani gotowiec, gdy zsumujesz wszystkie subskrypcje, których nikt nie otwiera.
Zylo, firma zarządzająca ponad 40 milionami licencji SaaS, policzyła to na swoich danych. I tu ważny kontekst, bez którego liczby wprowadzają w błąd: w portfelu Zylo przeważają duże, głównie amerykańskie korporacje, które używają średnio 660 aplikacji naraz. W takiej skali marnotrawstwo nieużywanych licencji sięga około 21 milionów dolarów rocznie. Dla polskiej firmy ta kwota to abstrakcja i nie o nią chodzi. Sens leży w proporcji, która jest taka sama u giganta i u dziesięcioosobowej spółki: realnie wykorzystywanych jest tylko 49% wykupionych dostępów. Płacisz mniej więcej za dwa razy więcej, niż używasz.
To nie jest odosobniona liczba jednego dostawcy. Productiv, po przejrzeniu blisko 100 milionów licencji przez trzy lata, doszedł do 40% nieużywanych. Vertice szacuje niedowykorzystanie SaaS na 33%. Trzy różne firmy, trzy różne metody, ten sam wniosek: kupujemy znacznie więcej, niż zużywamy.
„Nie da się zoptymalizować tego, czego nie widać."
Becky Trevino, Chief Product Officer, Flexera
I to jest sedno problemu. Marnotrawstwo SaaS nie bierze się ze złej woli, tylko z braku widoczności. Kolejne działy dokupują narzędzia, subskrypcje odnawiają się automatycznie, a nikt nie ma pełnego obrazu, co firma naprawdę ma i czego używa. Badanie Flexera z 2025 roku pokazało, że 35% organizacji odnotowało wzrost marnotrawstwa wydatków na SaaS rok do roku.
Jak to czytać przy decyzji „kupić czy zbudować"
Najczęstszy błąd to porównywanie gotowego SaaS z rozwiązaniem dedykowanym wyłącznie po cenie licencji. To porównanie ignoruje trzy rzeczy: licencje, których nie używasz, koszt sklejania kilkunastu narzędzi w jeden proces oraz cenę dopasowania firmy do cudzego oprogramowania zamiast odwrotnie.
Uczciwie: te dane nie dowodzą, że dedykowane oprogramowanie jest zawsze tańsze. Nie o to chodzi. Dowodzą, że „tani gotowiec" ma ukryty koszt, który rzadko trafia do kalkulacji. Czasem najlepszą odpowiedzią jest właśnie dobry SaaS, tyle że jeden, dobrze wykorzystany, zamiast dziesięciu na wpół używanych.
Praktyczna kolejność działań
Zanim cokolwiek kupisz albo zbudujesz, warto zrobić trzy rzeczy. Po pierwsze, zobaczyć, co faktycznie masz i ile z tego jest używane, bo bez tego każda decyzja to zgadywanie. Po drugie, policzyć, gdzie ludzie przepisują dane między narzędziami ręcznie, bo to zwykle znak, że integracja albo automatyzacja zwróci się szybciej niż kolejna subskrypcja. Po trzecie, oddzielić narzędzia, które realnie napędzają proces, od tych, które tylko generują fakturę.
Automatyzacja i integracja bywają tańszym sposobem na odzyskanie budżetu niż szukanie kolejnego cudownego narzędzia. Nie dlatego, że SaaS jest zły, tylko dlatego, że najdroższe jest oprogramowanie, za które płacisz i którego nie używasz.
CFO, COO i współzałożyciel LUNOLAB
CFO, COO i współzałożyciel LUNOLAB. Odpowiada za finanse i operacje firmy, a przy tym pracuje technicznie w projektach. Łączy perspektywę kosztów i procesów z wiedzą, jak je zautomatyzować: od rozliczeń i przepływów pieniędzy po integracje systemów. Pisze o automatyzacji procesów, zwrocie z inwestycji w technologię i o tym, jak liczyć jej realny koszt.
Masz pomysł na wdrożenie technologii u siebie?
Umów bezpłatną rozmowę