Polityka prywatności
Zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystania plików cookies w serwisie LUNOLAB i na platformie LUNOLAB. Obowiązuje od 05.11.2026 r.
Definicje
- Administrator
- LUNOLAB sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Marcina Kasprzaka 31/119, 01-234 Warszawa.
- Dane osobowe
- informacje identyfikujące osobę fizyczną, w tym adres IP, dane o lokalizacji, identyfikatory internetowe oraz informacje z plików cookie i podobnych technologii.
- Polityka
- niniejszy dokument o ochronie danych osobowych.
- RODO
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
- Serwis
- serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem https://www.lunolab.pl/.
- Użytkownik
- każda osoba odwiedzająca Serwis lub korzystająca z oferowanych usług.
- Platforma
- udostępniana przez Administratora firmom usługa, w której asystent AI odpowiada w imieniu firmy na wiadomości jej klientów, m.in. w WhatsApp, Messengerze, Instagramie i na stronie internetowej firmy, a pracownicy firmy mogą prowadzić te rozmowy w panelu.
- Klient
- firma (przedsiębiorca), która korzysta z Platformy na podstawie umowy z Administratorem.
- Rozmówca
- osoba, która kontaktuje się z Klientem przez komunikator lub czat obsługiwany przez Platformę.
Przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z Serwisu
Administrator zbiera dane niezbędne do świadczenia usług oraz rejestruje aktywność Użytkowników w Serwisie.
Cele i podstawy prawne przetwarzania
Korzystanie z Serwisu
Dane wszystkich osób korzystających z Serwisu (bez profilu) przetwarzane są w celu:
- udostępniania treści (umowa — art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- analiz i statystyki (uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
- ochrony przed roszczeniami (uzasadniony interes),
- celów marketingowych.
Aktywność rejestrowana w logach systemowych przetwarzana jest w celach technicznych, administracyjnych, bezpieczeństwa oraz analitycznych.
Formularze kontaktowe
Dane niezbędne do kontaktu przetwarzane są w celu:
- obsługi zapytania (umowa),
- przetwarzania danych fakultatywnych (zgoda),
- analiz statystycznych (uzasadniony interes).
Marketing
Administrator przetwarza dane w celach marketingowych, w tym reklamy kontekstowej, behawioralnej, newslettera oraz marketingu bezpośredniego.
Reklama behawioralna. Partnerami są m.in. Google Analytics, Google Tag Manager, Google AdWords, Google AdSense, Facebook Custom Audiences, Facebook, Meta, Twitter, LinkedIn, Hotjar, SoundCloud, YouTube.
Newsletter. Usługa dla osób podających adres e-mail, przetwarzana na podstawie umowy i uzasadnionego interesu.
Marketing bezpośredni. Działania (e-mail, SMS, telefon) wymagają zgody.
Dane Rozmówców przetwarzane na Platformie (sekcja 15) nie są wykorzystywane do celów marketingowych Administratora.
Portale społecznościowe
Dane Użytkowników pochodzące z mediów społecznościowych (Facebook, YouTube, Instagram, Twitter) przetwarzane są w celu promowania marki.
Pliki cookies
Administrator wykorzystuje pliki cookies serwisowe (niezbędne) oraz marketingowe (wymagające zgody).
Narzędzia analityczne
Administrator stosuje Google Analytics, Google AdWords, piksele Facebooka, wtyczki społecznościowe oraz Hotjar.
Zarządzanie cookies
Wykorzystanie plików cookies poza niezbędnymi wymaga zgody, którą można wycofać w ustawieniach przeglądarki.
Okres przetwarzania
Dane przetwarzane są przez czas świadczenia usługi, do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu, z możliwością przedłużenia o okres przedawnienia roszczeń. Okresy przechowywania danych na Platformie opisuje sekcja 15.7.
Uprawnienia Użytkownika
Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Sposób złożenia wniosku o usunięcie danych z Platformy opisuje sekcja 15.8.
Odbiorcy danych
Dane mogą być ujawniane dostawcom usług IT, biurom księgowym, kurierom, agencjom marketingowym oraz organom publicznym na podstawie przepisów prawa. Podmioty, które pomagają nam świadczyć Platformę, wymienia sekcja 15.6.
Przekazywanie danych poza EOG
Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy następuje wyłącznie z zapewnieniem odpowiedniej ochrony — na podstawie standardowych klauzul umownych lub decyzji Komisji Europejskiej.
Bezpieczeństwo danych
Administrator prowadzi analizę ryzyka oraz ogranicza dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych. Dane uwierzytelniające do kont Klientów w usługach zewnętrznych (np. tokeny dostępu Meta i Google) przechowujemy w formie zaszyfrowanej, a dostęp pracowników Administratora do rozmów Klientów jest rejestrowany.
Dane kontaktowe
E-mail: kontakt@lunolab.pl
Adres: LUNOLAB sp. z o.o., ul. Marcina Kasprzaka 31/119, 01-234 Warszawa
Telefon: +48 538 522 778, +48 737 488 880
Platforma i komunikatory (WhatsApp, Messenger, Instagram)
15.1. Kto jest administratorem. Administratorem danych Rozmówców jest Klient — firma, do której Rozmówca pisze. Administrator (LUNOLAB sp. z o.o.) przetwarza te dane w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych i wyłącznie zgodnie z poleceniami Klienta.
15.2. Jakie dane przetwarzamy.
- Dane Rozmówców: numer telefonu lub identyfikator w komunikatorze, nazwę profilu, treść wiadomości (także informację o wysłanych załącznikach), datę oraz status dostarczenia i odczytania wiadomości, a także dane, które Rozmówca sam poda w rozmowie, np. imię, adres e-mail, preferowany termin wizyty.
- Dane otrzymywane od Meta przy podłączaniu konta Klienta: identyfikatory konta firmowego, konta WhatsApp Business, numeru telefonu, strony na Facebooku i konta na Instagramie, nazwę wyświetlaną numeru oraz token dostępu, który pozwala Platformie wysyłać i odbierać wiadomości w imieniu Klienta. Dane logowania do Facebooka nigdy nie trafiają do Administratora.
15.3. W jakim celu. Przygotowanie i wysłanie odpowiedzi przez asystenta AI; przekazanie rozmowy pracownikowi Klienta; przyjęcie prośby o termin wizyty i przekazanie jej Klientowi; wysłanie wiadomości, o które poprosił Klient (np. przypomnienia o wizycie); zarządzanie szablonami wiadomości Klienta; zapewnienie bezpieczeństwa usługi i rozliczenie jej kosztów.
15.4. Sztuczna inteligencja. Treść rozmowy jest przekazywana do modelu językowego w usłudze Microsoft Azure OpenAI wyłącznie w celu przygotowania odpowiedzi. Dane te nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI. Rozmówca jest informowany, że rozmawia z asystentem AI, a każdą rozmowę może przejąć pracownik Klienta.
15.5. Czego nie robimy. Nie sprzedajemy danych z komunikatorów, nie wykorzystujemy ich do własnego marketingu ani do reklam i nie przekazujemy ich innym podmiotom niż wymienione w pkt 15.6.
15.6. Podmioty, które pomagają nam świadczyć usługę (podprocesorzy):
- Meta Platforms Ireland Ltd. — przesyłanie wiadomości (WhatsApp Business Platform, Messenger, Instagram),
- Microsoft Ireland Operations Ltd. — usługa Azure OpenAI (przygotowanie odpowiedzi),
- Supabase Inc. — baza danych (serwery w Unii Europejskiej, Frankfurt),
- Hetzner Online GmbH — serwery (Niemcy),
- Google Ireland Ltd. — kalendarz, wyłącznie gdy Klient podłączy Kalendarz Google.
Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na zasadach opisanych w sekcji 12.
15.7. Jak długo przechowujemy dane. Rozmowy przechowujemy przez okres korzystania przez Klienta z Platformy, nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniej wiadomości, chyba że Klient ustali krótszy okres. Po zakończeniu współpracy z Klientem albo po odłączeniu przez niego komunikatora dane jego Rozmówców i tokeny dostępu usuwamy w ciągu 30 dni.
15.8. Usunięcie danych. Rozmówca może zażądać usunięcia swoich danych u Klienta (firmy, do której pisał) albo bezpośrednio u nas — wysyłając e-mail na adres kontakt@lunolab.pl z tematem „Usunięcie danych”, z numerem telefonu lub identyfikatorem komunikatora oraz nazwą firmy, do której pisał. Po weryfikacji usuwamy rozmowy i dane kontaktowe tej osoby w ciągu 30 dni i potwierdzamy to e-mailem. Klient może też w każdej chwili usunąć dane w panelu Platformy albo odłączyć komunikator — również w ustawieniach swojego konta firmowego Meta (Ustawienia firmy → Integracje).
15.9. Użytkownicy panelu. Dane pracowników Klientów korzystających z panelu Platformy (imię i nazwisko, adres e-mail, historia logowań i działań) przetwarzamy jako administrator w celu świadczenia usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz zapewnienia bezpieczeństwa i rozliczalności działań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Pozyskiwanie klientów biznesowych
W celu nawiązania współpracy biznesowej przetwarzamy publicznie dostępne dane firm oraz osób, które je reprezentują: nazwę i adres firmy, firmowy telefon i adres e-mail, imię i nazwisko oraz funkcję osoby decyzyjnej. Pozyskujemy je z publicznych rejestrów (CEIDG, KRS), stron internetowych firm i ich wizytówek w Google. Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes — marketing bezpośredni usług dla firm (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zapisujemy źródło i datę pozyskania danych. Każda osoba może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw, pisząc na adres kontakt@lunolab.pl — wtedy niezwłocznie usuwamy jej dane. Dane przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy od ich pozyskania, jeżeli nie doszło do współpracy.
Zmiany polityki
Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki. Niniejsza wersja obowiązuje od 05.11.2026 r.