Grafika — przebieg rozmowy

Telefon, który zawsze ktoś odbiera

Agent głosowy prowadzący naturalną rozmowę: umawia wizyty, odpowiada na najczęstsze pytania i przyjmuje zgłoszenia. Wtedy, gdy Wasza linia jest zajęta albo biuro już zamknięte.

Porozmawiajmy o wdrożeniu Zobacz realizacje

Zanim to zmienicie

Ile kosztuje nieodebrany telefon

Nieodebrane połączenie nie zostawia śladu w żadnym systemie. Nie ma zgłoszenia, nie ma maila, nie ma nikogo, kto by o nim przypomniał. Jest numer na liście i osoba, która w tym czasie dzwoni gdzie indziej.

W większości branż połowa dzwoniących nie próbuje drugi raz. Część z nich miała sprawę, którą dałoby się załatwić w dwie minuty: termin, cena, godziny otwarcia, status zamówienia.

Jest też koszt po drugiej stronie słuchawki. Recepcja, która przez pół dnia odpowiada na te same trzy pytania, nie zajmuje się w tym czasie tym, co naprawdę wymaga człowieka.

Połączenia po godzinach
Klienci dzwonią wtedy, kiedy im wygodnie: rano przed pracą i wieczorem po niej.
Rozmowy, które nie wymagały człowieka
Pytania powtarzalne zajmują większość czasu na linii i najmniej wnoszą do rozmowy.
Wrażenie niedostępności
Firma, do której trudno się dodzwonić, wydaje się zajęta sobą — niezależnie od tego, jak dobrze obsługuje tych, którym się udało.

Jak to robimy

Etap 01
Scenariusze rozmów
Ustalamy, jakie sprawy agent obsługuje i gdzie przebiega granica jego kompetencji.
Etap 02
Głos i integracje
Dobieramy brzmienie, podłączamy kalendarz, telefonię i systemy, z których agent korzysta.
Etap 03
Testy na realnych rozmowach
Odsłuchujemy nagrania, poprawiamy odpowiedzi i dopiero potem wpuszczamy ruch z numeru głównego.

Co dostajesz

Naturalna rozmowa
Głos i tempo dobrane tak, żeby rozmowa nie brzmiała jak automat z lat dziewięćdziesiątych.
Umawianie i zmiany terminów
Agent widzi kalendarz, proponuje wolne terminy i zapisuje wizytę w trakcie rozmowy.
Przekazanie do człowieka
Gdy sprawa wykracza poza scenariusz, agent przełącza rozmowę i przekazuje kontekst.
Podsumowanie po rozmowie
Transkrypcja i wnioski trafiają do CRM-u albo na skrzynkę odpowiedniej osoby.