Jak zbudowaliśmy jedną z najbardziej zaawansowanych technologicznie platform w polskiej branży medycznej?

Efekt: placówka medyczna zamawia od wielu dostawców w jednym koszyku i płaci jedną fakturę, a asystent AI przyjmuje całe zamówienie z rozmowy. W tle ceny, marże i kolejność produktów liczą się same.

Kontekst biznesowy

Zaopatrzenie placówki medycznej to setki powtarzalnych pozycji: rękawice, opatrunki, materiały jednorazowe, środki do dezynfekcji. Kupowane od wielu producentów i hurtowni, z których każda ma własny sklep, własny cennik, własne minimum zamówienia i własną fakturę.

Medby odwraca ten model. To platforma zakupowa dla gabinetów, klinik i przychodni, w której placówka kupuje wszystko w jednym miejscu: tysiące produktów od zaufanych producentów, jedno logowanie, jedna faktura. Prosto, szybko, po ludzku.

Poprzednia wersja platformy działała na WooCommerce. Do pewnej skali wystarczała. Model biznesowy Medby urósł jednak ponad to, co gotowy sklep z wtyczkami jest w stanie udźwignąć.

Wyzwanie

Medby nie jest zwykłym sklepem. To marketplace B2B z logiką, której nie da się dokleić kolejną wtyczką:

• Wielu dostawców, jeden koszyk – zamówienie trzeba automatycznie rozdzielić między dostawców, z ich metodami wysyłki, minimami i progami darmowej dostawy, a klient ma zobaczyć jedną płatność i jedną fakturę.
• Ceny składane z wielu warstw – rabaty dostawcy i platformy, marże, ceny indywidualne firm, progi ilościowe i rabaty na cały koszyk. Każda kombinacja musi dać jedną, poprawną cenę i nie zjeść marży.
• Firma, nie pojedynczy klient – w placówce kupuje kilka osób, menedżer zatwierdza koszyki, a towar jedzie do różnych punktów dostawy.
• Katalog z feedów – oferta hurtowni zmienia się codziennie, a nazwy, kategorie i warianty każdy dostawca opisuje po swojemu.
• Klient bez czasu na szukanie – menedżer placówki nie chce przeklikiwać kategorii. Chce powiedzieć, czego potrzebuje, i mieć to w koszyku.

Zadanie: zbudować od zera platformę, która pod spodem ogarnia całą tę złożoność, a dla klienta jest prostsza niż zwykły sklep.

Nasze podejście

Zaprojektowaliśmy i zbudowaliśmy Medby 3.0 od podstaw: własną platformę e-commerce B2B, w której jeden system obsługuje cztery strony naraz. Strefę klienta, panel dostawcy, narzędzia handlowca i centrum zarządzania całą platformą.

Bazę z WooCommerce przenieśliśmy razem z historią zamówień, więc klienci na nowej platformie widzą swoje wcześniejsze zakupy i mogą je ponowić.

Frontend zaczęliśmy od strategii, nie od makiet

Zanim powstał pierwszy ekran, ustaliliśmy, z czym Medby ma się kojarzyć. Branża medyczna w sieci to zwykle chłodna biel, ostre krawędzie i klimat szpitalnego korytarza. Poszliśmy świadomie w drugą stronę, bo to platforma, na którą klient wraca co tydzień po kolejne zamówienie.

Stąd zaokrąglone kształty zamiast ostrych kątów, ciepła paleta z głębokim granatem i złotym akcentem zamiast klinicznej bieli, dużo oddechu i czytelna typografia. Interfejs jest miękki, spokojny i miły dla oka, a przy tym wciąż profesjonalny. Dokładnie tak, jak obiecuje Medby: prosto, szybko, po ludzku.

Zakupy przez rozmowę: asystent Medbi

Najbardziej widoczna część platformy. Medbi to asystent zakupowy AI w oknie czatu, który nie tylko odpowiada na pytania, ale realnie robi zakupy razem z klientem.

• Dodaje do koszyka z rozmowy – „dodaj 3 opakowania rękawic nitrylowych M” i produkt jest w koszyku. Asystent wykonuje akcję w systemie, a nie tylko potwierdza ją słownie.
• Zna historię klienta – wie, co firma kupowała i oglądała, więc rozmowa zaczyna się od konkretu, a nie od zera.
• Szuka po opisie potrzeby – klient opisuje zastosowanie albo cechy, a wyszukiwanie semantyczne dobiera pasujące produkty, nawet gdy nikt nie zna ich nazwy.
• Dobiera wariant i najtańszy zamiennik – podstawia właściwy rozmiar, porównuje specyfikację, ilość w opakowaniu i cenę za sztukę, żeby było jasne, co jest realnie najtańsze.
• Pokazuje, zamiast opisywać – karty produktów i tabele porównawcze pojawiają się prosto w czacie.
• Pilnuje zasad – nie zdradza cen niezalogowanym, nie podaje stanów magazynowych i jest odporny na próby manipulacji promptem.

Tak w praktyce wygląda asystent zakupowy AI, który budujemy dla sklepów: sprzedawca, który zna cały katalog i nigdy nie kończy zmiany.

Wyszukiwarka, która rozumie i kod, i ludzkie pytanie

Obok czatu działa wyszukiwarka hybrydowa. Dopasowanie tekstowe łapie nazwy, numery katalogowe i literówki, wyszukiwanie semantyczne rozumie znaczenie, a na końcu model AI porządkuje wyniki według trafności. Zespół Medby sam zarządza słownikiem synonimów („papier A4” to też „papier ksero”) i ukrytymi tagami, pod którymi produkt ma się pokazywać.

Algorytm, który układa katalog

Kolejność produktów nie jest ustawiana ręcznie. Ranking liczy się z realnych danych: sprzedaży, liczby zamówień, konwersji i oglądalności, z uwzględnieniem marży. Zalogowany klient widzi na górze bestsellery i produkty, które ostatnio oglądał.

Admin może dodatkowo ręcznie podbić albo obniżyć wybrany produkt, a zmiana od razu przebudowuje listing. Wyniki rankingu trzymamy w cache, więc katalog tysięcy pozycji ładuje się błyskawicznie.

Silnik cenowy, który nie pozwala stracić

Serce platformy. Osiem dźwigni cenowych (rabaty dostawcy i platformy, marże, ceny indywidualne, progi ilościowe, rabaty na zamówienie i na cały koszyk) składa się automatycznie w jedną cenę końcową, w 56 możliwych kombinacjach.

• Dynamiczne ceny per firma – każda placówka po zalogowaniu widzi swoje ceny, rabaty i progi.
• Marża na każdym poziomie – ustawiana globalnie, per dostawca, per produkt i per klient.
• Ochrona marży – kalkulator pilnuje, żeby żadna kombinacja rabatów nie zeszła poniżej kosztu od dostawcy. Medby nigdy nie sprzedaje ze stratą.
• Symulator cen – podgląd ceny dla wybranej firmy razem z marżą platformy, dokładnie taki, jaki policzy się przy składaniu zamówienia. Zero rozjazdu między podglądem a rzeczywistością.

Jeden koszyk, wielu dostawców, jedna faktura

Klient kompletuje zamówienie od kilku producentów naraz. System sam dzieli je na zamówienia per dostawca, liczy dostawy według ich metod, minimów i progów, a klientowi pokazuje jedną płatność i jedną zbiorczą fakturę. Mechanizm Smart daje darmową dostawę od progu, także liczonego dla całego koszyka.

Każdy dostawca realizuje swoją część niezależnie, a status, numer przesyłki i potwierdzenie odbioru widzą obie strony.

Firma jako klient, nie pojedynczy login

• Role i akceptacje – pracownik kompletuje koszyk, menedżer go zatwierdza.
• Wiele punktów dostawy – z akceptacją adresów i limitami zależnymi od planu.
• Archiwum zamówień z przyciskiem „dodaj do koszyka” – historia z poprzedniej platformy dopasowana po SKU. Ponowienie zakupu to jedno kliknięcie.
• Wspólne listy zakupowe i ulubione – cała firma zamawia z tych samych list.
• Raport oszczędności i wydatków – łączne oszczędności, średni koszyk, podział na kategorie i dostawców, trend miesięczny.
• Faktury w samoobsłudze – do pobrania bez maila do opiekuna.

Dostawcy i katalog bez ręcznej roboty

• Nocny import oferty z hurtowni – ceny, stany i opisy z feedów CSV, XML i API.
• AI kategoryzuje importowane produkty – przy tysiącach pozycji to dni ręcznej pracy mniej.
• Panel i API dla dostawców – produkty, zamówienia, rabaty, wysyłki i statystyki sprzedaży, a zmiany wchodzą po weryfikacji platformy.
• Zdjęcia na CDN – szybkie ładowanie bez obciążania serwerów dostawców.

Centrum zarządzania i model abonamentowy

Zespół Medby prowadzi całą platformę z jednego panelu: firmy, pracowników, dostawców, ceny, marże, rabaty, wysyłki, płatności i reklamacje. Może bezpiecznie wejść na konto klienta, żeby pomóc albo złożyć zamówienie w jego imieniu, a każde takie wejście trafia do dziennika zdarzeń. Handlowcy zamawiają za klienta, negocjują ceny i wysyłają oferty w PDF.

Dostęp działa w modelu abonamentowym. Plany odblokowują między innymi asystenta AI, raporty i listy zakupowe, a odnowienia, przypomnienia i faktury abonamentowe dzieją się same.

Dlaczego to działa

• Złożoność pod spodem, prostota na wierzchu – osiem dźwigni cenowych, podział na dostawców i akceptacje dzieją się w tle. Klient widzi koszyk, cenę i jedną fakturę.
• Liczby liczy kod, nie model – ceny, marże i sumy są w deterministycznym silniku. AI pracuje tam, gdzie trzeba zrozumieć język: w rozmowie, wyszukiwaniu i kategoryzacji.
• Bezpieczeństwo w architekturze – izolacja danych na poziomie bazy, twarde role, dziennik zdarzeń i limity zapytań.
• Skala od pierwszego dnia – cache, procesy nocne i API dla dostawców pozwalają dokładać producentów i klientów bez przebudowy.

Efekty biznesowe

• Zakupy przez rozmowę – klient składa zamówienie, pisząc do asystenta, o każdej porze.
• Jeden koszyk i jedna faktura od wielu dostawców – główna obietnica Medby dowieziona w produkcie.
• Marża pod pełną kontrolą – żaden rabat ani promocja nie sprzedaje poniżej kosztu.
• Katalog, który układa się sam – ranking, feedy i kategoryzacja AI zamiast ręcznego pilnowania tysięcy pozycji.
• Własna platforma zamiast ograniczeń WooCommerce – marketplace, abonamenty i logika B2B bez kompromisów.
• Gotowość na skalę – nowi dostawcy i klienci bez zwiększania zespołu.

Medby dostało nie sklep, tylko platformę, na której może budować cały biznes. Jak ta sama firma skróciła proces sprzedaży z 4 godzin do 3 minut, opisujemy osobno: automatyzacja audytu faktur w Medby.